Organizar una reunión entre empresas puede ser un proceso complicado y estresante. Sin embargo, una reunión exitosa puede abrir nuevas oportunidades de negocio y fortalecer las relaciones entre empresas. Aquí hay algunos pasos clave para organizar una reunión exitosa entre empresas.

El objetivo central de las reuniones ya sea en línea o presencial, continúa con el mismo enfoque: comunicarse claramente a todos los participantes de la reunión cualquier información relevante, o solicitar un proyecto, o la solución de un problema, para que pueda tomar decisiones que llevan a su organización hacia adelante.

Para tener una reunión productiva, es necesario tratar de intercambiar ideas y tomar decisiones importantes

Si una reunión es solo presentar un informe durante una conferencia o hablar con los inversores durante una reunión de accionistas, cuando se trata de negocios, el éxito se logra asegurando la mejor transmisión del mensaje a una audiencia interesada.

Las reuniones mal elaboradas, en lugar de ahorrar tiempo y hacer que la dinámica del trabajo sea más eficiente, pueden convertirse en una pérdida de tiempo. Esta actividad estratégica debe realizarse pre estructurada para que los asuntos abordados traigan más resultados correctos.

Cómo hacer buenas reuniones 

Hemos separado algunos consejos para que las reuniones sean más productivas.

Identificar la finalidad de la reunión - Lo primero que se debe hacer al organizar una reunión es identificar la finalidad de esta. ¿Es para discutir una posible colaboración, una alianza estratégica o una oportunidad de inversión? ¿O se trata de una reunión de seguimiento para discutir los resultados de un proyecto en curso?

Una vez que se haya identificado el propósito de la reunión, se puede comenzar a programar los detalles, como la fecha y hora, el lugar y los participantes.

Seleccionar un lugar y fecha adecuada - Seleccionar un lugar y fecha adecuada es un aspecto clave para asegurar el éxito de la reunión. El lugar debe ser accesible y adecuado para el tamaño del grupo de participantes. 

Por ejemplo, si se espera que asistan varias personas, es posible que sea necesario seleccionar un lugar más grande, como una sala de conferencias o un hotel.

Se debe seleccionar una fecha que sea conveniente para todos los participantes y que no choque con otros eventos importantes en el calendario. Idealmente, la fecha debe ser programada con suficiente anticipación para que los participantes tengan tiempo para hacer los arreglos necesarios.

Invitar a los participantes - Una vez que se haya seleccionado la fecha y el lugar, es hora de invitar a los participantes. Es importante enviar las invitaciones con suficiente anticipación para que los participantes tengan tiempo para hacer los arreglos necesarios.

La invitación debe incluir información detallada sobre la reunión, como el propósito de la reunión, la fecha y hora, el lugar, el orden del día y los participantes que se esperan. 

También se debe proporcionar información de contacto para que los participantes puedan confirmar su asistencia o hacer preguntas adicionales.

Preparar un orden del día - Un orden del día es esencial para mantener la reunión enfocada y productiva. El orden del día debe incluir los temas a discutir durante la reunión, así como el tiempo asignado para cada tema.

Es importante enviar el orden del día a los participantes con suficiente anticipación para que puedan prepararse y estar listos para discutir los temas específicos. 

Esto también ayuda a asegurar que la reunión se mantenga en el rumbo correcto y se evite desviarse de los temas importantes.

Preparar materiales de apoyo - Preparar materiales de apoyo es importante para garantizar que los participantes estén debidamente informados y tengan la información necesaria para discutir los temas de la reunión. 

Esto puede incluir presentaciones de PowerPoint, informes financieros, hojas de cálculo, entre otros.

Es importante que los materiales de apoyo se compartan con los participantes con suficiente anticipación para que puedan revisarlos y hacer preguntas relevantes durante la reunión.

Establecer expectativas y objetivos - Es importante establecer expectativas y objetivos claros para la reunión desde el principio. Esto ayuda a asegurar que todos los participantes estén en la misma página y sepa qué se espera de ellos durante la reunión.

Equipos de reunión son fundamentales para mejores resultados

Los equipos que se deben usar en una reunión pueden variar según la naturaleza de la reunión y los requisitos específicos de los participantes. 

Sin embargo, aquí hay una lista general de equipos que se pueden usar en una reunión:

Proyector y pantalla: si se planea presentar información, un proyector y pantalla pueden ser útiles para mostrar presentaciones o diapositivas.

Ordenador portátil: si se va a utilizar un proyector y pantalla, asegúrate de tener un portátil con la presentación y cualquier otro material necesario.

Micrófonos: los micrófonos tienen una presencia activa en cualquier conferencia importante simplemente porque no hay mejores soluciones para amplificar el mensaje y/o que se transmite durante la traducción. 

Hay una variedad impresionante en los tipos de micrófonos que puede usar: micrófonos unidireccionales, que capturan el sonido que proviene de una sola dirección y son útiles para garantizar que solo una persona sea interceptada.

Micrófonos bidireccionales que facilitan el intercambio entre dos personas para transmitir conversaciones a la audiencia.

También es posible usar micrófonos de solapa para que los oradores puedan tener sus manos libres. Esta opción es ideal si se está demostrando un producto mientras se habla.

Tecnología para videoconferencia y transmisión web: Existe una superposición considerable entre los dispositivos utilizados como ayuda para las videoconferencias en vivo y la transmisión de eventos en vivo en Internet. 

En ambos casos, el objetivo es transmitir una señal estable y continua que mantenga un alto nivel de calidad, independientemente de la señal a través de largas distancias. 

Dependiendo de las necesidades y el tipo de evento, puede transmitir a través de cámaras web o cámaras instaladas en la sala de reuniones.

Organizar una buena reunión evitará posibles errores y desentendimientos 

Las reuniones son una realidad para cualquier emprendedor y sus trabajadores. Millones de trabajadores, investigadores, maestros y varios profesionales asisten a reuniones al menos una vez a la semana, ya sea para verificar cómo es el rendimiento del equipo, o crear ideas para un proyecto, o para terminar alguna otra actividad.

Son indispensables para un buen lugar de trabajo, pero a menudo no salen como estábamos planeando. La gente está distraída, no hay participación en el equipo, las conversaciones paralelas comienzan a aparecer, y al final, la reunión se vuelve más como una carga que beneficiosa para todos.

De esta manera, debemos pensar en ideas para mejorar y optimizar nuestro tiempo de reunión, para que todos los involucrados puedan salir de ella con una nueva energía, listas para dar lo mejor para resolver problemas y terminar sus tareas.

Es muy importante tener todo el material listo, además de todos los equipos que hemos mencionado, hablamos de objetos sencillos, como bolígrafos, agenda para apuntes, una mesa ordenada y por supuesto sillas puestas a los participantes de la reunión.